Cześć!
Ponieważ ostatnio, w krótkim czasie zrealizowałem sporo migracji ze starych systemów (central) takich jak Panasonic, Slican, Platan czy Bosh na system usług głosowych VOIP,
dziś kilka słów o tym, jak wygląda taki proces, na co zwrócić uwagę i jak się przygotować.
Migracja telefonii z systemu analogowego lub ISDN do VoIP (Voice over Internet Protocol) to proces, który może przynieść wiele korzyści dla firm, w tym zmniejszenie kosztów i poprawę wydajności.
Ponadto leciwe systemy pozbawione są możliwości jakiegokolwiek rozwoju czy rozbudowy, nie wspominając o możliwościach integracji np. z Twoim systemem do zarządzania Firmą, zewnętrznymi bazami danych itp. Stare telefony analogowe pozbawione są wielu funkcji od podstawowych takich jak prezentacja numeru (CallerID), transfer, parkowanie rozmów po bardziej zaawansowane jak BLF, czy DSSkeys. (Funkcje prezentacji stanów abonentów, np. w formie ikonek na wyświetlaczu telefonu)
Jak więc wygląda proces migracji ze starego systemu (centrali telefonicznej sprzętowej) na system VOIP?
Jest kilka podstawowych kroków, które musimy zaplanować aby wykonać taką migrację.
Krok 1
Określenie wymagań – przed przystąpieniem do migracji należy określić, jakie są wymagania dotyczące systemu telefonii. Należy wziąć pod uwagę, ile użytkowników będzie korzystać z systemu, jakie funkcje są potrzebne, jakie są obecne koszty oraz jakie są oczekiwania w zakresie jakości połączeń. Musimy też odpowiedzieć sobie na pytanie czy konieczne będzie logowanie z poza firmy? Czy np. z systemu będą korzystali pracownicy zdalni?
Krok 2
Wybór dostawcy usług VoIP – należy wybrać dostawcę usług VoIP, który będzie odpowiadał na wszystkie wymagania firmy. Należy zwrócić uwagę na koszty, jakość połączeń, niezawodność, skalowalność i wsparcie techniczne. Musimy sobie zadać pytanie ile numerów będzie konieczne do zapewnienia komunikacji.
W tym kroku musimy również zdecydować czy użytkownicy będą korzystać z softphonów, czy hardphonów, czy może jednych i drugich? wybieramy producenta telefonów, konkretne modele dopasowując funkcjonalność pod potrzeby konkretnych użytkowników systemu VOIP. Na tym etapie warto też skontaktować się ze swoim obecnym operatorem i zapytać go o możliwość zmigrowania numeracji do usługi VOIP ( operator wykonuje kreowanie Twojej numeracji w technologii „sip trunk” (jeśli numerów jest więcej) lub konta SIP – jeśli jest jeden numer przypisany do Twojego konta. Jeśli na tym etapie operator stwierdzi, że nie ma takiej możliwości, rozpoczynamy przenoszenie numeru do innego operatora VOIP, nie wiesz jakiego wybrać? Skontaktuj się ze mną a zarekomenduję Ci operatora VOIP dla Twojego rozwiązania. Jeśli nie masz czasu i ochoty zajmować się tym sam, możesz upoważnić mnie do przeprowadzenia niezbędnych działań w Twoim imieniu.
Krok 3
Przygotowanie infrastruktury – należy przygotować infrastrukturę sieciową, aby umożliwić korzystanie z usług VoIP. Należy upewnić się, że sieć ma odpowiednią przepustowość i stabilność, aby zapewnić jakość połączeń. Na co zwrócić uwagę, jakie są istotne elementy opisywałem już na moim blogu:
https://pawelmatyja.com/2022/10/29/jak-sprawdzic-czy-moj-internet-wystarczy-dla-voip/
Bardzo upraszczając, najważniejsze do komunikacji będzie łącze internetowe szerokopasmowe w technologii światłowodowej, radiowej lub kablem miedzianym. Wykluczone jest LTE i wszelkiego rodzaju „łącza” na kartę SIM. VOIP nie będzie działał na takich łączach.
Ponadto ważna jest infrastruktura sieciowa w Twojej Firmie, a więc komunikacja od centrali telefonicznej do telefonów podłączonych przewodowo, oraz kondycja sieci WIFI, jeśli będziesz korzystać z telefonów bezprzewodowych w tej technologii.
Ważne jest więc zapewnienie możliwości podłączenia każdego telefonu VOIP do sieci Ethernet (za pomocą kabla typu skrętka, w przeciwieństwie do telefonów analogowych, które podłączaliśmy kablami jedno-parowymi, które często stanowią jeszcze część okablowania strukturalnego poziomego w firmach).
Krok 4
Konfiguracja systemu (dialplanu) – po skonfigurowaniu infrastruktury sieciowej, należy skonfigurować system VoIP. Należy ustawić numery telefoniczne, przypisać użytkowników do kont, skonfigurować funkcje, takie jak zapowiedzi głosowe, menu wyboru IVR, jeśli system ma mieć włączone rozpoznawanie mowy – skonfigurować ASR, nagrywanie rozmów, poczta głosowa i przekazywanie połączeń, kolejki dla klientów dzwoniących np. do działów handlowych itp. Słowem wszystko to co ma się dziać w chwili gdy zadzwoni do Twojej firmy Klient.
Krok 5
Testowanie i wdrożenie – po skonfigurowaniu systemu, należy przetestować go, aby upewnić się, że działa poprawnie. Początkowo wykonujemy to przed uruchomieniem produkcyjnym np. na testowym numerze serwisowym. Jeśli wszystkie funkcje działają prawidłowo, włączam w systemie Twoją numerację i od tej pory nowy system przejmuje kontrolę na call flow w Twojej Firmie. Szkolimy wtedy pracowników, dopracowujemy konfigurację – pamiętaj, że nie ma dwóch takich samych systemów. Każda Firma ma swój specyficzny charakter. Inaczej będzie wyglądało wdrożenie w firmie produkcyjnej, inaczej w firmie handlowej. Każda Firma ma też swoje specyficzne grono Klientów, których feedbacku należy słuchać i w mądry sposób dopasowywać konfigurację właśnie pod dzwoniącego Klienta.
Podsumowanie
Podsumowując, migracja telefonii z systemu analogowego lub ISDN do VoIP może przynieść wiele korzyści dla firm, rozwiązać wiele problemów i pomóc zautomatyzować wiele procesów. Wymaga natomiast przygotowania infrastruktury sieciowej, wyboru dostawcy usług VoIP i skonfigurowania systemu w sposób przemyślany. Ważne jest, aby przetestować system przed wdrożeniem i przeszkolić użytkowników, aby dać Twoim pracownikom narzędzie do pracy, które w oczach Twoich Klientów będzie wizytówką dobrze zarządzanej Firmy.