Wdrożenie systemu VOIP w klinikach weterynaryjnych BemoVet
W sierpniu 2022 roku oraz październiku 2023 firma BemoVet Sp. z o.o. zrealizowała wdrożenie zaawansowanego systemu VOIP, który objął dwie placówki weterynaryjne w Warszawie. Celem projektu było zapewnienie sprawnej obsługi klientów oraz ułatwienie pracy personelu w obu lokalizacjach przy ul. Klemensiewicza i ul. Człuchowskiej.
| Nazwa firmy | BemoVet Sp. z o.o. |
| Adres Placówki 1 | Ul. Klemensiewicza 7, 01-318 Warszawa |
| Adres Placówki 2 | Ul. Człuchowska 35/U06, 01-360 Warszawa |
| Numer telefonu dla Klientów | 22 664 01 07 |
| Branża | Usługi Weterynaryjne |
| Strona www | www.bemovet.pl |
| Data wdrożenia | Sierpień 2022, Październik 2023 |
Założenia wdrożenia
Główne cele projektu obejmowały:
- Zapewnienie, że każdy klient będzie mógł się dodzwonić bez konieczności usłyszenia sygnału zajętości.
- Przekierowanie klienta do kolejki oczekujących po usłyszeniu odpowiedniej zapowiedzi powitalnej.
- Możliwość pozostawienia przez klienta prośby o oddzwonienie, jeśli czas oczekiwania na połączenie jest długi.
- Automatyczne wysyłanie SMS-ów do klientów z potwierdzeniem pozostawienia prośby o kontakt.
- Logowanie każdego połączenia oraz łatwy dostęp do danych dla personelu.
- Obsługa różnych planów połączeń w godzinach pracy i po godzinach, z możliwością pozostawienia prośby o kontakt po godzinach pracy.
- Wyeliminowanie nieodebranych połączeń.
- Umożliwienie szybkiego i łatwego przełączania rozmów pomiędzy pracownikami.
- Dostarczenie i uruchomienie bezprzewodowych aparatów telefonicznych.
- Obsługa klientów obu placówek za pomocą jednego, zintegrowanego systemu, z pełnym wglądem w aktualny stan systemu i połączeń dla rejestratorek.
Rozwiązanie
W ramach projektu zaprojektowano system call flow z jednopunktowym wejściem do systemu. Po usłyszeniu powitania, klient jest przekierowywany do kolejki oczekujących, z której połączenie jest dystrybuowane pomiędzy rejestratorki zalogowane w dwóch różnych lokalizacjach, połączonych siecią VPN.
Każdy pracownik otrzymał dedykowany numer wewnętrzny (extension) w systemie PBX oraz przypisanego użytkownika. Dzięki temu, obsługa połączeń jest efektywna i uporządkowana.
- Nieodebrane połączenia zostały wyeliminowane dzięki funkcji „oddzwoń”, która umożliwia klientowi pozostawienie prośby o kontakt jednym kliknięciem. Prośba ta jest przekazywana e-mailem na wskazany adres, a klient otrzymuje SMS z potwierdzeniem.
System został wyposażony w Dashboard Call Center, który daje użytkownikom pełną kontrolę nad systemem komunikacyjnym w czasie rzeczywistym. Rejestratorki mogą wykonywać, przekazywać i przekierowywać połączenia do dowolnego abonenta systemu, a także mają pełną wiedzę na temat prowadzonych rozmów oraz klientów oczekujących w kolejkach. Mimo że system obsługuje dwie oddzielne lokalizacje, użytkownicy mają pełną kontrolę nad wszystkimi operacjami.
- Oczekiwanie na połączenie każdego klienta jest nadzorowane przez dynamiczną kolejkę, która dzięki zaawansowanym algorytmom dystrybucji połączeń w systemie PBX, minimalizuje czas oczekiwania i optymalizuje obsługę klienta.
Rejestratorki mają pełny dostęp do historii połączeń poprzez dedykowany panel użytkownika, co pozwala na bieżąco monitorować i analizować aktywność komunikacyjną.
Połączenia są odbierane na bezprzewodowych telefonach Grandstream WP810, które są dostępne w naszym sklepie. Urządzenia te zapewniają pełną mobilność w obrębie placówki, co znacznie ułatwia pracę personelu.
Więcej informacji o telefonach Grandstream WP810 można znaleźć tutaj: Grandstream WP810 – Telefon WiFi.
